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Warum ein Dokumenten-Managment?

Gesetzliche Forderungen für Archivierung

Ein Mindestmaß an Archivierung muss jedes Unternehmen betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist in PDF § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen.

Diese Dokumente können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und der Abschlüsse, auch elektronisch archiviert werden. Diese elektronische Archivierung muss allerdings den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen.

Wichtig: Diese Regelungen gelten auch für E-Mails!

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beläuft sich dabei auf sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre auf die übrigen Dokumente. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres. In dieser Zeitspanne ist das Unternehmen verpflichtet auf seine Kosten den Erhalt und die Lesbarmachung sicher zu stellen (HGB §261). Auf Grund dieser Verpflichtung müssen auch Rückstellungen für die Archivierung dieser Dokumente gebildet werden.

Ähnliche gesetzliche Forderungen werden auch in der Abgabenordnung (AO) § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen und in § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen gemacht.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen gesetzlichen Forderungen gibt es aber auch branchenspezifische Anforderungen an Dokumentation und Archivierung.

Somit ist es in jedem Unternehmen das dem HGB unterliegt wichtig elektronische Dokumente zu archivieren. Dies kann am besten über ein ordentliches Dokumenten-Managment geschehen, dies spart Ihnen Zeit und somit auch Geld. Im laufenden Betrieb werden Unterlagen schnell und zuverlässig gefunden, die Struktur spielt hierbei ein wichtiges Argument. Sie benötigen Beratung in diesem bereich? Rufen Sie uns an!

Unser Partner im Bereich Dokumenten-Managment ist Elo Digital Office.

In Kürze werden wir zu diesem Themenbereich Veranstaltungen anbieten, diese finden Sie in unserem Veranstaltungskalender [hier].